Мастерское управление Gmail — часть 1

Эффективное использование почты GmailТрудно тягаться с фактом, что Гугл сделал лучшую почту из того, что доступно в Интернете.

Одна из главных заслуг Gmail — они снабдили свою почту офигенными возможностями и удобным веб-клиентом. Это важно, если вы смотрите почту с нескольких компьютеров с разными операционными системами, и с гаджетов типа смартфонов и планшетов.

Большинство пользователей, к сожалению, останавливаются на базовом наборе функций: отправить письмо, получить почту, сохранить черновик. В лучшем случае, присвоить ярлык. Это печально. У Gmail есть множество функций, которые позволяют сделать управление электронной почтой более комфортным. 

В итоге, это сэкономит ваше время. Следите за обновлением постов на «Знай Как», чтобы освоить мастерское управление почтой Gmail.

Фильтры и ярлыки в Gmail

Система ярлыков и фильтров позволяет предварительно автоматически обработать входящую почту. Это аналог почтовых папок (которые, кстати, Google не использует), только более удобный:

— цепочка писем может иметь несколько ярлыков;
— не нужно запоминать, в какую папку было положено письмо, так как можно быстро все найти по ярлыкам.

Использование фильтров и ярлыков помогает рассортировать письма по нужным вам критериям, чтобы потом было легче добраться до нужной информации. И второй очень важный плюс: если ежедневно к вам на почту приходит очень много писем, правильно настроенная система сортировки почты поможет отвечать на самые важные письма в первую очередь.

Чтобы настроить фильтрацию и сортировку почты в Gmail, нажимаем на иконку с шестеренкой в правом верхнем углу, прямо под аватаром, и выбираем пункт «Настройки».

Эффективное управление электронной почтой Gmail

Выбираем вкладку «Фильтры» и нажимаем «Создать новый фильтр». Кстати, если вы выберите письмо-образец, на основе которого создаете фильтр, то сэкономите кучу времени на заполнении полей.

Вам будет предложено создать фильтр на основе полей «от», «кому», «тема», «содержит слова» и «нет». «С приложением» — имеется ввиду, что обязательно должно быть вложение (документ, картинка или еще что-то). Думаю, смысл этих полей понятен. Лучше всего использовать первые два. Они самые точные и надежные и позволяют наиболее правильно рассортировывать письма.

Заполнив поля, сделайте пробный поиск. Для этого в форме есть кнопка с лупой. Она позволит проверить правильность ярлыка. Если в почте уже есть письма с такими значениями полей, как в форме, они найдутся. Если все правильно, нажимаем на ссылку «Создать фильтр в соответствии с этим запросом».

Теперь нужно выбрать, что именно делать с отфильтрованным сообщением.

эффективное использование почтового ящика gmail

«Пропустить входящие (архивировать» и «Отметить как прочитанное» хорошо подходят для уведомлений от роботов, которые вроде и нужны, но отвечать на них не нужна, да и просматривать не обязательно.

«Никогда не отправлять в спам» — рекомендую всегда отмечать этот пункт, чтобы не волноваться лишний раз.

По желанию, можно помечать письмо как важное или неважное (это пригодится, если вы натренируете gmail и захотите сортировать входящие письма по важности.

Самое вкусное — это пункты «применить ярлык» и «переслать». Про второе чуть позже, а сейчас разберемся с ярлыками. Отмечаем этот чек-бокс. Если в вашей системе уже есть ярлыки, то просто выбираете нужный. Если же нет, нажимаете «Создать ярлык», вписываете его имя. Пункт «Разместить ярлык под» нужен, чтобы сортировать ярлыки в левой панели почты, под папкой «Входящие», в удобном порядке.

Нажимаем «Создать», «Также применить фильтр к следующим объектам» (если в почте уже есть письма, которые нужно отфильтровать) и ещё раз кнопку «Создать фильтр».

Вуаля, мы молодцы! :) Теперь название фильтра будет отображаться во входящих, слева от темы письма. А чтобы посмотреть письма только с нужным ярлыком, нажмите на его название в левой панели веб-почты, под пунктом «Круги».

Наведите курсор на один из пунктов с ярлыком, нажмите на стрелочку и выберите цвет, которым будет выделяться ярлык в ленте входящих писем.

Пожалуй, на сегодня все. Попробуйте придумать удобную систему ярлыков и рассортировать с помощью фильтров свою папку «Входящие».

Вот несколько идей для системы ярлыков фильтров для эффективного использования Gmail:
— «Фотографии\Картинки» — хороший фильтр, если по долгу службы или хобби вам приходится разбирать много изображений. Отметьте «Содержит слова»: .jpg и поставьте галочку «С приложением». Кстати, если вы хотите указать в поле фильтра несколько возможных значений, используйте символ «|». Это значит «ИЛИ». Если написать " .jpg | .png | .tiff ", система будет знать, что в письме могут оказаться картинки с любым из этих разрешений.

— Ярлык «Семья» нужен, если вы общаетесь с родными по электронке. Установите правильные значения «От».

— «Комментарии», если вы ведете блог и хотите складировать их под нужным ярлыком.

— "Важное! " — для писем, которые вы очень-очень ждете.

— Ярлыки для писем, переадресованных с других почтовых ящиков. Здесь уже была инструкция, как управлять несколькими почтовыми ящиками на разных сервисах через Gmail.

Чем больше вы будете узнавать о возможностях по управлению электронной почты Gmail, тем больше идей для ярлыков у вас появится. Подписывайтесь на нас по RSS, Google+ или Twitter, чтобы не пропустить ничего важного!

Кстати, для эффективной и быстрой работы никак не обойтись без службы быстрых сообщений.  Для этого вам нужно бесплатно скачать icq, где в последней версии клиента можно подключить доступ к учетным записям в Twitter и Facebook. Это очень удобный способ свести важные службы интернет-общения в одну программу. Старая-добрая аська стала особенно хороша.



Тут так тихо, почему бы нам с вами не побеседовать?

Поделиться своим мнением




Следите и следуйте за мной

Кнопки


Каталог блогов
добавить блог